Contexte du poste:
Paul travaille comme formateur pour une entreprise locale de haute technologie. Son rôle principal est de concevoir et d’offrir des ateliers, des cours de formation, des webinaires et de l’apprentissage en ligne. Il a aussi diverses tâches administratives connexes, notamment l’évaluation des besoins, la détermination des exigences annuelles en matière de formation à l’échelle de l’entreprise, la coordination de l’inscription, la réservation et l’installation de la salle de formation, le travail avec l’équipement ; il doit également effectuer des évaluations et assurer la formation continue dans l’ensemble de l’entreprise.
Profil de l’employé:
Paul s’est absenté du travail pendant cinq mois après avoir subi une lésion cérébrale acquise. Sur les conseils de son médecin, il se prépare maintenant à retourner au travail.
Il a communiqué avec son employeur pour demander des mesures d’adaptation.
Remarque : Cette étape doit avoir lieu avant le retour au travail.
Profil de l’employeur:
Sandra est la gestionnaire des ressources humaines et la personne désignée responsable du traitement des demandes de mesures d’adaptation au travail. Elle reçoit l’appel de Paul et lui demande de remplir le formulaire officiel de demande de mesures d’adaptation au travail.
Paul confirme qu’il apportera le formulaire lorsqu’ils se rencontreront.
Sandra demande quel serait le bon moment pour venir au bureau discuter de sa demande. Une réunion en personne est organisée.
Lors de la réunion :
Paul arrive à la réunion avec un sentiment d’incertitude quant à la façon dont le processus va se dérouler.
Sandra observe que Paul semble nerveux. Elle fait de son mieux pour le mettre à l’aise. « Je suis heureuse de vous voir, Paul. Comment allez-vous ? Vous nous manquez. »
Alors qu’ils commencent à parler, l’appréhension de Paul diminue et il dit à Sandra qu’il a apporté avec lui le formulaire de demande de mesures d’adaptation pour le retour au travail.
Il remet le formulaire à Sandra.
Prochaines étapes:
Sandra remercie Paul d’avoir pris le temps de remplir le formulaire.
Elle a apporté une copie de la Politique de l’entreprise sur les mesures d’adaptation en milieu de travail et suggère d’examiner la politique et les procédures ensemble.
La politique fait l’objet d’un examen complet.
CLÉ : Cette étape donnera à Sandra l’occasion de:
- Confirmer l’engagement de l’entreprise à fournir des mesures d’adaptation raisonnables
- Informer Paul de ses droits et responsabilités et établir ses attentes
- Écouter Paul et comprendre ses principaux intérêts liés à la politique
- Identifier et documenter toute mesure future
CLÉ : Cette étape donnera à Paul l’occasion de:
- Poser toutes les questions qu’il pourrait avoir au sujet des dispositions de la politique
- Clarifier le processus
- Se renseigner sur les droits et les responsabilités de l’employeur et des employés
- Se rassurer au sujet de ses droits en matière de vie privée et de confidentialité, et du traitement de tout renseignement médical fourni
En plus de passer en revue la politique sur les mesures d’adaptation en milieu de travail, y a-t-il d’autres politiques à la disposition de Paul qui l’aideront à retourner au travail? Par exemple:
- Période de vacances
- Congé de maladie
- Partage des congés
- Remplacement du revenu par des avantages sociaux collectifs
- Programme de retour progressif au travail
- Options de partage d’emploi
- Programme d’aide aux employés
Y a-t-il des avantages sociaux offerts sur une base souple et coordonnée qui permettront à Paul de réintégrer le marché du travail graduellement, avec des heures réduites, tout en lui permettant de recevoir temporairement une combinaison de son salaire et des avantages sociaux collectifs? De plus, Paul a-t-il accès à des prestations de remplacement du revenu de la part du gouvernement ou d’autres types de prestations?
Résultat de l’examen de la Politique sur les mesures d’adaptation:
- Paul se sent appuyé à l’étape initiale du processus et comprend que ce sera une responsabilité partagée.
- Sandra communique des renseignements essentiels à Paul et établit une base solide pour avancer.
- Le respect et la confiance se développent.
Sandra et Paul passent en revue la demande de mesures d’adaptation.
Sandra dit à Paul qu’ils feront une pause de 15 minutes.
Vérification:
Avant de commencer l’examen, Sandra demande comment à Paul comment il va et s’il aimerait organiser une réunion de suivi séparée pour l’examen.
CLÉ : Cette étape permettra à Paul de digérer ce qui a été discuté. Il aura également l’occasion d’évaluer son niveau d’énergie et sa capacité cognitive de poursuivre la réunion.
Examen de la demande de mesures d’adaptation:
Pendant l’examen de la demande de mesures d’adaptation, il est convenu que les deux parties prendront des notes pour s’assurer que tous les points clés et/ou les mesures de suivi font l’objet d’un suivi, qu’une date est attribuée et que la responsabilité en est attribuée.
Ensemble, ils examinent les renseignements contenus dans la demande de Paul.
Mesures préliminaires et discussion:
Au moment d’examiner le formulaire, Sandra le fait également dans le but d’établir :
- S’il manque des renseignements
- Si une preuve médicale supplémentaire est requise
- Si une évaluation professionnelle a été fournie ou est nécessaire
- Si d’autres intervenants devraient participer au processus
- Si la demande d’adaptation semble raisonnable, à première lecture
- S’il y a des signaux d’alarme ou des considérations à prendre en compte
- D’autres questions qui pourraient être soulevées au cours de la discussion
- Mesures de suivi
Intervenants:
Paul et Sandra identifient les intervenants qui pourraient devoir participer aux discussions après la réunion préliminaire. Ces personnes devront examiner la demande et faire partie du plan de retour au travail. Ces personnes pourraient inclure, par exemple:
- Le gestionnaire de Paul
- Les collègues assumant actuellement les responsabilités de Paul
- Des représentants syndicaux – s’il y a lieu
- Le coordonnateur de la santé et de la sécurité – le cas échéant
- De la documentation médicale et/ou autre opinion d’expert
- Le prestataire de services de réadaptation professionnelle
- D’autres personnes, selon le besoin
Objectifs immédiats/détails requis:
- Quand Paul retournera-t-il au travail?
- Sur quelle période un plan de retour au travail peut-il être élaboré?
- Est-il nécessaire que Paul soit sur place pour travailler au plan et/ou discuter de toute modification des mesures d’adaptation? Cela peut-il se faire par courriel, par conférence téléphonique ou autrement?
- Examen des fonctions de Paul. Paul sera-t-il en mesure de remplir les fonctions de son poste sans aide? Quelles sont les mesures d’adaptation qui devront être mises en œuvre ? Remarque : Cela peut comprendre des modifications générales, par exemple la réduction globale du bruit, ainsi que des modifications propres à une tâche qui peut nécessiter un soutien.
- Comment les modifications seront-elles déterminées? L’entreprise a-t-elle un PAE avec un fournisseur de services de réadaptation professionnelle? Où peut-on obtenir des services d’évaluation de la réadaptation professionnelle?
- Quelles modifications doivent être apportées immédiatement à la charge de travail de Paul? Tenir compte, par exemple, des niveaux d’énergie, du rendement cognitif et de la capacité de mener plusieurs tâches de front, de la gestion du temps, de l’environnement de travail et des conditions.
- Comment les heures de travail seront-elles évaluées et acceptées?
- Serait-il utile que le gestionnaire et Paul aient une réunion à part pour discuter des attentes à l’égard des objectifs de rendement et pour déterminer si des modifications doivent être apportées à la relation employé-gestionnaire?
- Élaborer un plan de secours pour éviter toute interruption des activités qui pourrait survenir en raison de situations imprévues. Cela arrive habituellement aux premières étapes du processus de retour au travail, mais, selon l’invalidité, des situations imprévues peuvent aussi survenir aux étapes à moyen et à long terme.
- Établir une période d’essai pour expérimenter et évaluer les progrès, les besoins et les exigences.
- À quelle fréquence doit-on faire des vérifications pour évaluer et surveiller les progrès et apporter les ajustements nécessaires aux mesures d’adaptation?
- Quelles mesures d’adaptation pourraient être avantageuses pour Paul?
