L’emploi et l’obligation de prendre des mesures d’adaptation

Les sujets abordés dans cette section sont les suivants:

Droits et responsabilités de l’employé et de l’employeur

Les employés ont le droit de:

  • Continuer à travailler aussi longtemps que leur état le permet;
  • Être exempts de discrimination fondée sur l’état de santé;
  • Recevoir la même couverture d’assurance que celle offerte aux autres employés, sous réserve des exclusions légales de l’assureur;
  • Bénéficier de mesures d’adaptation raisonnables, au besoin, fondées sur la confirmation médicale de la capacité de l’employé de continuer à travailler et sur les installations ou les besoins spéciaux requis au lieu de travail;
  • Ne divulguer que des renseignements pertinents et appropriés, et s’attendre à la protection de la vie privée et de la confidentialité de ses renseignements médicaux;
  • Communiquer l’information seulement sur consentement écrit de l’employé, à condition que ce soit pour évaluer une demande de mesures d’adaptation ou pour assurer la mise en œuvre appropriée de tout plan de mesures d’adaptation convenu;
  • Participer au processus d’adaptation, y compris la conception du plan d’adaptation;
  • Bénéficier d’un traitement égal en ce qui concerne l’emploi, incluant la demande d’emploi, le recrutement, la sélection, la formation, les transferts, les promotions, le congédiement, la rémunération, les congés, les avantages sociaux, l’évaluation de la discipline et du rendement et la cessation d’emploi.

L’employeur a la responsabilité de:

  • Favoriser un environnement exempt de discrimination et/ou de harcèlement;
  • S’assurer que l’employé continue de travailler aussi longtemps que son état le permet;
  • Administrer les prestations d’assurance afin de s’assurer que l’employé bénéficie de la même protection que les autres employés, sous réserve des exclusions légales de l’assureur;
  • Respecter le fait que l’état de santé et les renseignements d’un employé sont personnels et ne seront communiqués qu’avec le consentement écrit de l’employé;
  • Exiger que l’employé ne divulgue que des renseignements pertinents et appropriés;
  • Veiller à ce que les renseignements et/ou les preuves médicales fournis demeurent strictement confidentiels et respecter les normes des lois sur la protection des renseignements personnels;
  • Dans la mesure où il est sécuritaire de le faire, fournir des mesures d’adaptation raisonnables et/ou des installations spéciales en milieu de travail en réponse à une demande approuvée de mesures d’adaptation raisonnables – jusqu’au point de contrainte excessive.
  • Promouvoir un accès équitable à l’emploi et protéger les droits de toutes les personnes handicapées en ce qui a trait à l’emploi, incluant la demande d’emploi, le recrutement, la sélection, la formation, les transfers, les promotions, les congédiements, la rémunération, les congés, les avantages sociaux, l’évaluation de la discipline et du rendement, le licenciement.

Processus/procédure

Les mesures d’adaptation peuvent consister à assouplir les règles, les politiques, les procédures et les pratiques afin que les personnes handicapées puissent participer à leur travail. Chaque personne concernée a l’obligation de participer au processus de création des adaptations.

L’employé doit:

  • Informer la personne ou l’employeur désigné de la nécessité d’une mesure d’adaptation. Il peut s’agir d’une lettre, d’une communication électronique ou d’un formulaire de procédure élaboré à cette fin. Ce document doit être signé et daté par l’employé.
  • Déterminer les tâches ou les exigences du poste qu’il est incapable d’accomplir ou de satisfaire sans les mesures d’adaptation demandées.
  • Faire des suggestions préliminaires au sujet de mesures d’adaptation ou de modifications précises.
  • Expliquer en quoi les mesures d’adaptation l’aideront à accomplir les tâches ou à répondre aux exigences du poste.
  • Répondre aux demandes raisonnables d’éléments de preuve afin d’établir des mesures d’adaptation. Il peut s’agir d’avis médicaux et d’opinions d’experts, y compris en réadaptation professionnelle.
  • Dans la mesure du possible, fournir des détails sur la durée prévue.
  • Collaborer avec l’employeur et d’autres intervenants au processus d’adaptation, notamment:
    • Informer l’employeur des besoins particuliers
    • Examiner les tâches et les normes de rendement
    • Participer à l’identification des solutions
    • En collaboration avec les principaux intervenants, élaborer un plan d’adaptation
    • Assister aux réunions pour surveiller et/ou évaluer les progrès
    • Recommander une période d’essai et/ou un calendrier de mise en œuvre
    • Évaluer et modifier les modifications, au besoin

L’employeur doit:

  • Fournir à l’employé des conseils, des lignes directrices et des ressources sur l’interprétation et les procédures de la politique d’adaptation.
  • Examiner les politiques du lieu de travail et/ou les options de remplacement du revenu qui pourraient également s’appliquer dans cette situation et informer l’employé à ce sujet.
  • Communiquer à l’employé qu’il a le droit de participer à un programme d’adaptation et que sa collaboration est nécessaire et appréciée.
  • Accepter de bonne foi les demandes de mesures d’adaptation
  • Examiner la demande en temps opportun et en tenant compte des besoins
  • Évaluer la demande individuellement
  • Discuter de l’objet et des fonctions essentielles du travail de l’employé
  • Déterminer les limites précises liées à l’emploi
  • Évaluer l’efficacité de chaque modification pour permettre à une personne d’effectuer le travail de façon optimale
  • Gérer le processus d’adaptation par les moyens suivants:
    • Encourager la collaboration, la coopération et le dialogue
    • Jouer un rôle actif pour veiller à ce que les options, les modifications et les solutions possibles soient prises en considération, et le cas échéant, assurer que des alternatives soient identifiées
    • Tenir un registre écrit de la demande de mesures d’adaptation et de toute mesure prise
    • Surveiller, évaluer et modifier les mesures d’adaptation au besoin
  • S’assurer que les renseignements médicaux soient limités à la capacité de l’employé de:
    • Continuer de travailler
    • Exécuter les fonctions essentielles du poste
    • Identifier les installations ou besoins spéciaux du lieu de travail nécessaires pour accommoder l’employé et/ou protéger la santé et la sécurité de l’employé, de ses collègues ou d’autres personnes avec lesquelles l’employé a des contacts
  • Déterminer les coûts, les avantages ou les inconvénients
  • Maintenir la confidentialité de la personne qui demande des mesures d’adaptation et veiller à ce que toute demande de renseignements soit traitée conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables.

Planification du processus:

Nous avons créé un document de planification des processus qui contient des conseils et des stratégies préliminaires qui peuvent être appliqués lorsque vous entamez un processus de planification des mesures d’adaptation. Ceux-ci comprennent, sans toutefois s’y limiter:

  • Les avantages d’adopter une approche fondée sur les intérêts et les droits de la personne
  • Les étapes initiales du processus
  • Les objectifs immédiats et les détails requis
  • Des considérations importantes
  • Répondre aux collègues et aux autres membres du personnel
  • Conseils pour démontrer le respect et les résultats positifs possibles pour le milieu de travail

Lorsqu’un lieu de travail n’a pas de politique d’adaptation

Lorsque le lieu de travail n’a pas de politique d’adaptation, il est important que l’employeur se renseigne sur la loi et/ou les normes qui s’appliqueront en ce qui concerne les droits de la personne et l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Tous les sites web fédéraux, provinciaux et territoriaux sur les droits de la personne donnent des explications détaillées sur les mesures d’adaptation et l’emploi. En plus des renseignements sur la loi, ces sites web fournissent également des outils concrets et des détails, notamment :

  • Les définitions applicables
  • Les obligations et les devoirs de l’employeur, du syndicat, des employés et des tiers
  • Comment appliquer les principes d’adaptation
  • Lignes directrices à suivre pour recevoir et évaluer une demande de mesures d’adaptation
  • Qu’est-ce qu’une exigence professionnelle justifiée de l’emploi et quel est son lien avec les mesures d’adaptation?
  • Protection de la vie privée et confidentialité
  • Contrainte excessive
  • Exemples
  • Modèles utiles
  • Mettre fin à la relation d’emploi
  • Coût pour l’employeur du défaut de fournir des mesures d’adaptation et/ou de suivre les procédures de façon appropriée
  • Processus d’appel
  • Dépôt d’une plainte